Wysyłasz newsletter? Sprawdź co się zmieni od 01.01.2023 r.

Definicje usługi cyfrowej/ towaru z elementami cyfrowymi/ treści cyfrowej. 

Od 1.01.2023 r. do polskiego porządku prawnego zostaną wprowadzone definicje:

• usługi cyfrowej – usługa pozwalającą konsumentowi na:

a) wytwarzanie, przetwarzanie, przechowywanie lub dostęp do danych w postaci cyfrowej,

b) wspólne korzystanie z danych w postaci cyfrowej, które zostały przesłane lub wytworzone przez konsumenta lub innych użytkowników tej usługi,

c) inne formy interakcji za pomocą danych w postaci cyfrowej.

• towaru z elementami cyfrowymi – towar zawierający treść cyfrową lub usługę cyfrową lub z nimi połączony w taki sposób, że brak treści cyfrowej lub usługi cyfrowej uniemożliwiłby jego prawidłowe funkcjonowanie. 

• treści cyfrowej – dane wytwarzane i dostarczane w postaci cyfrowej.

Newsletter – biuletyn informacyjny w formie elektronicznej służący do stałej komunikacji z klientami zapisanymi do listy mailingowej. Newsletter  informuje o nowościach, ofertach czy planowanych zmianach. To nic innego jak treść cyfrowa. W związku z powyższym osoby wysyłające newsletter powinni wprowadzić „regulamin newslettera”. 

Dostarczenie treści cyfrowej lub usługi cyfrowej. 

Usługa cyfrowa/ treść cyfrowa powinny być dostarczone:

• niezwłocznie chyba że strony uzgodniły inny termin,
•  dostarczenie =  uzyskanie dostępu do treści cyfrowej lub pobranie treści cyfrowej (konsument lub urządzenie fizyczne/wirtualne mają dostęp), 
•  treść/ usługa musi być zgodna z umową (tj. zgodne z umową pozostaje m.in. opis, rodzaj, ilość, jakość, kompletność, funkcjonalność, kompatybilność, interoperacyjność oraz dostępność wsparcia technicznego i aktualizacji; przydatność do szczególnego celu, do którego są potrzebne konsumentowi, o którym konsument powiadomił przedsiębiorcę najpóźniej w momencie zawarcia umowy i który przedsiębiorca zaakceptował, być dostarczane z akcesoriami i instrukcjami, których dostarczenia konsument może rozsądnie oczekiwać, być zgodne z wersją próbną lub zapowiedzią, które zostały udostępnione konsumentowi przez przedsiębiorcę przed zawarciem umowy).

Niezgodność z umową treści cyfrowej/ usługi cyfrowej.

Żądanie konsumenta:

•  W przypadku niezgodności treści cyfrowej lub usługi cyfrowej z umową konsument może żądać doprowadzenia do zgodności z umową. (POZIOM 1)

Odmowa przedsiębiorcy

•  Przedsiębiorca może odmówić doprowadzenia do zgodności z umową w sytuacji w której doprowadzenie wybrane przez konsumenta jest niemożliwe/ wymaga nadmiernych kosztów. 

Wyliczenie kosztów

•  Przy ocenie nadmierności kosztów dla przedsiębiorcy uwzględnia się wszelkie okoliczności sprawy, w szczególności znaczenie braku zgodności treści cyfrowej lub usługi cyfrowej z umową oraz wartość treści cyfrowej lub usługi cyfrowej zgodnych z umową.

Czas  i koszt doprowadzenia do zgodności z umową 

•  Przedsiębiorca doprowadza treść cyfrową lub usługę cyfrową do zgodności z umową           w rozsądnym czasie od chwili, w której przedsiębiorca został poinformowany przez konsumenta o braku zgodności z umową, i bez nadmiernych niedogodności dla konsumenta, uwzględniając ich charakter oraz cel, w jakim są wykorzystywane. Koszty doprowadzenia treści cyfrowej lub usługi cyfrowej do zgodności z umową ponosi przedsiębiorca.

Odstąpienie od umowy/ obniżenie ceny

•  Konsument może odstąpić od umowy albo żądać obniżenia ceny treści cyfrowej/ usługi cyfrowej w sytuacji w której m.in. doprowadzenie do zgodności treści cyfrowej lub usługi cyfrowej z umową jest niemożliwe albo wymaga nadmiernych kosztów.  (POZIOM II).

Ważne: Przedsiębiorca nie odpowiada za brak zgodności, jeśli konsument został poinformowany najpóźniej w chwili zawarcia umowy, że treść cyfrowa/ usługa cyfrowa pewnych cech nie ma i odbiega od zgodności. Konsument musi to również wyraźnie i odrębnie zaakceptować. 

Podsumowując, chcesz wysyłać newsletter od 01.01.2023 r. zgodnie z prawem musisz posiadać regulamin w którym określisz: 

– definicję „treści cyfrowej”, 

– opis procesu zapisu do newslettera – zawarcia umowy (nie można zapomnieć o mechanizmie double opt-in), 

– w jaki sposób można wypisać się z newslettera, 

– w jaki sposób i w jakim terminie można odstąpić od umowy, 

– co dzieje się w przypadku gdy ktoś wypisze się z newslettera, 

– w jaki sposób można zapisać się do newslettera odpłatnie, 

– wskazać minimalne wymagania techniczne żeby można było korzystać w newslettera, 

– informacje dotyczące przetwarzania danych,

–  jak wygląda kwestia reklamacji oraz odstąpienia od umowy. 

Dodatkowo, warto opracować procedurę rozpatrywania reklamacji oraz odstąpień od umowy.