Wewnętrzny kanał zgłoszeń naruszenia – krok po kroku.

Wprowadzenie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów do polskiego systemu prawnego stanowi istotny krok w kierunku zwiększenia transparentności i zwalczania nieprawidłowości w sektorach gospodarki oraz administracji publicznej. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wprowadza szczegółowe regulacje dotyczące wewnętrznych kanałów zgłoszeń, które mają na celu umożliwienie pracownikom i współpracownikom informowania o nieprawidłowościach w sposób bezpieczny, a przede wszystkim poufny.

W jaki sposób zweryfikować czy przedsiębiorca jest zobowiązany wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń?

Należy zweryfikować ile osób jest zatrudnionych w danym podmiocie. Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy. 

Dodatkowo, wdrożyć przepisy ustawy o ochronie sygnalistów muszą także wszystkie instytucje obowiązane w rozumieniu przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (bez względu na liczbę zatrudnionych osób!). 

Kto należy do takich podmiotów? M.in.:

1. Księgowi i wszelkie biura rachunkowe, 

2. Pośrednicy w obrocie nieruchomościami, 

3. Prawnicy: adwokaci, radcowie prawni, notariusze, 

4. Kantory wymiany walut i kryptowalut, 

Wszystkie podmioty (spółki, fundacje) przyjmujące płatności w gotówce o wartości równej lub większej niż 10 tys. euro 

5. Podmioty zajmujące się dystrybucją ubezpieczeń, 

6. Parabanki, 

7. Podmioty udzielające leasingów, 

8. Podmioty świadczące doradztwo dla przedsiębiorstw gospodarczych w zakresie struktury kapitałowej, strategii przemysłowej i kwestii z nimi związanych, jak również doradztwo i usługi dotyczące łączenia się oraz nabywania przedsiębiorstw gospodarczych.

 Wewnętrzne kanały zgłoszeń to narzędzia, które umożliwiają pracownikom i innym osobom związanym z organizacją zgłaszanie naruszeń prawa w sposób bezpieczny i poufny.

Procedury zgłaszania nieprawidłowości

Wewnętrzny kanał zgłoszeń powinien być oparty na jasnych i przejrzystych procedurach, które gwarantują sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi oraz zapewniają odpowiednie mechanizmy weryfikacji zgłoszonych informacji. Procedury te muszą być zgodne z przepisami ustawy i obejmować:

1. Wybór formy zgłoszenia: Ustawa przewiduje, że zgłoszenie może być dokonane ustnie, pisemnie lub za pomocą elektronicznego systemu zgłaszania, który zapewnia poufność i bezpieczeństwo danych.
2. Powołanie odpowiednich organów wewnętrznych: Organizacja musi wyznaczyć osobę lub podmiot zewnętrzny odpowiedzialny za przyjmowanie i analizowanie zgłoszeń. Ważne jest, aby osoby te działały niezależnie i były odpowiednio przeszkolone.
3. Zabezpieczenie tożsamości sygnalisty: Procedury muszą zapewniać, że tożsamość sygnalisty będzie chroniona na każdym etapie procesu zgłaszania i rozpatrywania naruszenia. Pracodawca jest zobowiązany do zachowania poufności, a ujawnienie danych sygnalisty może nastąpić tylko za jego zgodą lub w przypadkach określonych w ustawie.
4. Terminy i sposób rozpatrywania zgłoszeń: Podmiot jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie w określonym terminie. Ustawa nakłada obowiązek poinformowania sygnalisty o podjętych działaniach lub decyzjach w sprawie zgłoszenia w ciągu trzech miesięcy od jego przyjęcia.
5. Informowanie o procedurach: Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o funkcjonowaniu wewnętrznego kanału zgłoszeń oraz procedurach zgłaszania naruszeń. Należy pamiętać o tym, że pracownicy powinni zostać odpowiednio przeszkoleni oraz otrzymać materiały informacyjne. 

Zalety i wyzwania związane z wewnętrznymi kanałami zgłoszeń

Wdrożenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń przynosi organizacjom liczne korzyści, takie jak np:

• Wczesne wykrywanie problemów: Sygnaliści mogą informować o nieprawidłowościach na wczesnym etapie, co umożliwia szybkie podjęcie działań naprawczych i minimalizację ryzyka dla organizacji.
• Budowanie kultury zaufania: Transparentność i otwartość na zgłaszanie nieprawidłowości sprzyja budowaniu kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i uczciwości.
• Ochrona przed sankcjami: Organizacje, które wprowadzają skuteczne kanały zgłoszeń, unikną odpowiedzialności karnej. 

Z drugiej strony, wdrożenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń wiąże się z dodatkowymi obowiązkami i wyzwaniami:

• Zachowanie poufności: Zapewnienie pełnej poufności zgłoszeń wymaga odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, co może być trudne do zrealizowania w praktyce, szczególnie w mniejszych organizacjach.
• Unikanie działań odwetowych: Mimo istnienia przepisów, ryzyko działań odwetowych ze strony pracodawcy lub współpracowników może zniechęcać sygnalistów do korzystania z wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Organizacje muszą zatem dokładać wszelkich starań, aby zapewnić sygnalistom realną ochronę.
• Ponoszenie dodatkowych kosztów: Nałożenie na przedsiębiorców dodatkowych obowiązków wiąże się z zatrudnieniem dodatkowej osoby, która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie wewnętrznych zgłoszeń albo zleceniem nowych obowiązków podmiotowi zewnętrznemu. 

Podsumowanie 

Wewnętrzne kanały zgłoszeń są kluczowym elementem systemu ochrony sygnalistów, który umożliwia organizacjom wykrywanie i wyeliminowanie nieprawidłowości, zanim staną się one poważnym zagrożeniem. Przedsiębiorcy powinni traktować obowiązek wdrożenia tych kanałów nie tylko jako wymóg prawny, ale także jako narzędzie do budowania kultury organizacyjnej opartej na uczciwości i transparentności.