Małe firmy, wielkie obowiązki: czy Twoja firma poniżej 50 osób musi wdrożyć wewnętrzne procedury ochrony sygnalistów?

Ochrona sygnalistów to temat, który w ostatnim czasie zyskuje na znaczeniu w polskim i europejskim systemie prawnym. Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów nakłada na przedsiębiorstwa nowe obowiązki związane z tworzeniem wewnętrznych procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości. Ale czy obowiązek ten dotyczy także małych firm, zatrudniających mniej niż 50 pracowników? 

Próg 50 pracowników, nie ma zastosowania do podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Oznacza to, że do wdrożenia wewnętrznych procedur pomimo niezatrudniania 50 osób będą zobowiązane podmioty takie jak: 

• księgowi i wszelkie biura rachunkowe,
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
• prawnicy: adwokaci, radcowie prawni, notariusze,
• kantory wymiany walut i kryptowalut,
• wszystkie podmioty (spółki, fundacje) przyjmujące płatności w gotówce o wartości równej lub większej niż 10 tys. euro.

Jeśli Twoja firma zatrudnia mniej niż 50 osób, ale działa w jednym z wymienionych wyżej sektorów lub jest częścią większej grupy kapitałowej, warto dokładnie przeanalizować przepisy i rozważyć wdrożenie odpowiednich procedur. 

W tym miejscu należy wskazać, że próg 50 osób dotyczy jedynie wprowadzenia wewnętrznych procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości. Oznacza, to że w stosunku do przedsiębiorstw nieposiadających wewnętrznych procedur sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznie albo ujawnić je publicznie. 

Ostatnio dostałam  pytanie od swojego klienta, czy w sytuacji w której stale współpracuje z 45 osobami i nie wyklucza powiększenia zespołu to powinien wdrożyć wewnętrzne procedury dotyczące ochrony sygnalistów już we wrześniu. Nie ma takiej konieczności ale dobrze już zacząć przygotowywać organizację do stosowania nowych procedur.  Od tych obowiązków w przyszłości przedsiębiorca nie ucieknie.

Podsumowując, nawet jeśli przepisy nie narzucają bezpośredniego obowiązku, wdrożenie takich procedur może przynieść wiele korzyści:

• Zwiększenie zaufania wśród pracowników: pracownicy wiedząc, że mogą bezpiecznie zgłaszać nieprawidłowości, mogą czuć się bardziej chronieni i zmotywowani do działania zgodnie z przepisami.
• Minimalizacja ryzyka prawnego: firmy, które posiadają odpowiednie procedury, mogą lepiej zarządzać ryzykiem związanym z ewentualnymi nadużyciami czy nieprawidłowościami.
• Poprawa reputacji firmy: wdrożenie procedur ochrony sygnalistów może być postrzegane jako wyraz odpowiedzialności i dbałości o transparentność, co może pozytywnie wpłynąć na wizerunek firmy.