Jak wysyłać newslettera zgodnie z prawem?

Newsletter  – jak wysyłać go zgodnie z prawem?

Obecnie wiele osób prowadzących swoje biznesy nawiązuje relacje ze swoimi klientami poprzez social media. Nie świadczy to jednak o tym, że mailing to mało efektywna technika marketingowa. Wciąż wiele firm wykorzystuje to narzędzie do pozyskania nowych klientów lub utrzymania kontaktu z obecnymi klientami.

Co zrobić aby wysyłać newsletter zgodnie z prawem?

Przede wszystkim aby wysyłać newsletter do konkretnej osoby potrzebujemy na to jej zgody. Należy pamiętać, że zgoda powinna być:

1. Dobrowolna – oznacza to, że jeśli dana osoba chce kupić jakiś produkt w sklepie online,  założyć konto na platformie i aby to zrobić jest zobligowana do wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera – jest to niezgodne z prawem.
2. Konkretna – osoba wyrażająca zgodę na otrzymywanie newslettera powinna wiedzieć na co zgodę wyraża – cel przetwarzania danych powinien być jasno określony.
3. Świadoma – osoba wyrażająca zgodę powinna zostać poinformowana jakie skutki wiążą się z tym, że wyrazi zgodę na otrzymywanie newslettera.
4. Rozliczalna – oznacza to, że administrator musi być w stanie wykazać, że zgodę posiada oraz że zdobył ją w sposób zgodny z prawem.

W jaki sposób najlepiej uzyskać zgodę na wysyłanie newslettera? Za pomocą checkboxa o treści:  „Chce otrzymywać newsletter, czyli informacje handlowe o sklepie/ platformie/ blogu, o promocjach w sklepie, nowych artykułach na blogu/ platformie, nowych produktach, usługach związanych z platformom/ sklepem/ blogiem. Wiadomości będą wysyłane w celu marketingu bezpośredniego podany adres e-mail.

Następnie pod takim checkboxem powinna zostać umieszczona klauzula informacyjna z której będzie jasno wynikało kto jest administratorem danych osobowych podanych w celu zapisania się do newslettera.

Przykład: Administratorem danych osobowych jest Halina Nowak prowadząca działalność gospodarczą pod firmą „Halina Nowak Sklep z butami”. Podane dane będą przetwarzane przez Administratora w celu wysyłki newslettera. Dokładne informacje związane z przetwarzaniem danych znajdziesz w Polityce Prywatności – Newsletter.

Pamiętać należy również o tym, że każda osoba, która wyraziła zgodę na otrzymywanie newslettera powinna móc tak samo łatwo i szybko ją wycofać.

W przypadku newslettera, najlepiej w każdej wiadomości do swoich odbiorców zamieścić link z możliwością wypisania się z listy subskrybentów np. “wypisuję się”, „nie chce otrzymywać newslettera“ „anulowanie subskrypcji” itp.

Pamiętaj jeszcze o jednej ważnej rzeczy! Koniecznie poinformuj w obowiązku informacyjnym, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Będzie to działać tylko wtedy, gdy poinformujesz o tym osobę (zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO).

Drugim obowiązkiem, który należy spełnić chcąc legalnie wysyłać newsletter jest posiadanie regulaminu i polityki prywatności.

Co takie dokumenty powinny zawierać?

Przede wszystkim osoba zapoznająca się z danym dokumentem powinna zostać poinformowana:

1. że przekazane dane osobowe będą wykorzystywane do wysyłki newslettera na podstawie udzielonej zgody,
2. kto jest dostawcą usługi (należy podać nazwę firmy oraz siedzibę),
3. czy dane osobowe będą przekazywane do Państw spoza UE,
4. co powinna zrobić aby newsletter otrzymać,
5. w jaki sposób można się z niego wypisać, komu będą przekazywane dane (np. dostawcy poczty elektronicznej),
6. że w każdej chwili może swoją zgodę cofnąć, żądać dostępu do swoich danych oraz posiada prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Następnie każdy podmiot przetwarzający dane osobowe powinien posiadać „rejestr czynności przetwarzania” w którym zostanie wskazane m.in. jaki jest cel przetwarzania, jakie kategorie danych przetwarzasz, na jakiej podstawie dane są przetwarzane, czas przetwarzania, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, czy dane będą przesyłane do Państwa spoza UE.

Jeżeli prowadzicie przedsiębiorstwa w którym przetwarzane są dane osobowe to takie rejestry prowadzicie zapewne dla procesów dotyczących rekrutacji, zatrudnienia, obsługi klientów, czy też marketingu.

Podsumowując, wysyłasz newsletter? Rób to zgodnie z prawem – zadbaj o uzyskanie zgody, wskaż jak zgodę można wycofać, poinformuj o tym kto jest administratorem danych osobowych oraz sporządź poprawną dokumentację dotyczącą ochrony danych osobowych.