Koszty pracy zdalnej – co wybrać „ryczałt” czy „ekwiwalent”?
Czy każdy pracodawca musi wprowadzić pracę zdalną w swoim zakładzie?
20 marca, 2023
Praca zdalna dla rodziców dziecka do lat 4, czy rezygnacja ze żłobka / przedszkola to faktycznie dobry pomysł?
4 kwietnia, 2023
Na podstawie art. 6724 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkiem zawodowym, regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu z pracownikiem;
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Tym samym pracodawcy będą musieli pokryć koszty pracy zdalnej. Ustawodawca nie wskazuje w jaki sposób powinien być wyliczany ryczałt, czy też ekwiwalent przysługujące pracownikowi.
Przyjmuje się, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Wielu pracodawców zastanawia się czy lepiej wypłacać ekwiwalent czy ryczałt pracownikom oraz czy każdy pracownik musi mieć wypłaconą taką samą kwotę.
Ekwiwalentem nazywamy jakąś rzecz, której wartość jest identyczna jak wartość innej rzeczy. Tym samym ciężko byłoby gromadzić wszystkie dokumenty, które potwierdzałyby koszty związane z organizacją czy wykonywaniem pracy zdalnej. Mając na uwadze powyższe ryczałt wydaje się być lepszym rozwiązaniem.
W wielu firmach pracownicy pracują hybrydowo np. dwa dni w biurze, dwa dni zdalnie. Obliczając ryczałt pracodawca powinien to uwzględnić. Inną kwotę dostanie osoba, która 100% pracy wykonuje zdalnie, a inną która jest w biurze przez 3 dni w tygodniu. Ze względu na powyższe lepszy (prostszy) będzie ryczałt dzienny, nie miesięczny. Pracodawca powinien również pamiętać, że wysokość ryczałtu nie można uzależnić od zajmowanego stanowiska.
W tym miejscu należy zaznaczyć, że osobom, które będą korzystały z okazjonalnej pracy zdalnej (do 24 dni w roku) pracodawca nie ma obowiązku wypłacać ekwiwalentu/ ryczałtu. Może robić to dobrowolnie.
Opodatkowanie ryczałtu, ekwiwalentu
Pokrycie przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także wypłata ekwiwalentu czy ryczałtu, nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pod warunkiem prawidłowego wyliczenia wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu.
Ze względu na powyższe często pada pytanie czy zawyżanie ryczałtu w celu uniknięcia zapłaty wyższego podatku czy też składki do ZUS-u jest korzystne dla pracodawcy?
W przypadku, gdy organ podatkowy stwierdzi, że ryczałt za pracę zdalną jest ukrytą formą wynagrodzenia (bez podatków i składek) lub gdy pracodawca nie jest w stanie wykazać, że wypłacona kwota odpowiada kryteriom ustawowym wówczas organ podatkowy uzna, że wypłacona kwota była w istocie wynagrodzeniem stanowiącym przychód, od którego należało potrącić zaliczkę na podatek. W konsekwencji, na gruncie prawa podatkowego, powstanie zaległość podatkowa, którą pracodawca powinien uregulować wraz z odsetkami za zwłokę. Będzie także zobowiązany dokonać korekty deklaracji podatkowych PIT-4R oraz informacji podatkowej PIT-11. Ponadto, na gruncie przepisów o ubezpieczeniach społecznych, powstanie konieczność sporządzenia korekty wysokości składek, a także ich zapłata do ZUS.
Dodatkowo, przedsiębiorca naraża się na odpowiedzialność karno- skarbową.
Podsumowując, przedsiębiorca powinien posiadać dokumentację, z której będzie wynikało, w jakiej wysokości wypłacany jest ryczałt, w jaki sposób została ustalona jego wysokość, oraz potwierdzenie, że zostały zastosowane ceny rynkowe.
