System EES, a obowiązek weryfikacji legalności pobytu cudzoziemca przez pracodawcę

Od dnia 10 kwietnia 2026 r. na obszarze całej Unii Europejskiej zaczął w pełnym zakresie funkcjonować System Wjazdu/Wyjazdu (EES), który stanowi istotną zmianę w modelu ewidencjonowania pobytu cudzoziemców. System ten zastępuje dotychczasowy mechanizm stemplowania dokumentów podróży rozwiązaniem opartym na rejestracji elektronicznej i znajduje zastosowanie wobec obywateli państw trzecich przybywających do strefy Schengen w celu realizacji pobytów krótkoterminowych, tj. nieprzekraczających 90 dni w 180-dniowym okresie.

W konsekwencji wdrożenia EES, dane dotyczące dat wjazdu i wyjazdu, jak również informacje odnoszące się do wykorzystania dopuszczalnego okresu pobytu, są gromadzone i przechowywane wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Cudzoziemiec uzyskuje dostęp do tych informacji, co umożliwia mu bieżącą weryfikację własnego statusu pobytowego oraz monitorowanie pozostałego do wykorzystania limitu dni. Jednocześnie system zapewnia automatyczną identyfikację przypadków przekroczenia dozwolonego okresu pobytu, co przyczynia się do zwiększenia transparentności oraz efektywności kontroli legalności przebywania na terytorium państw obszaru Schengen.

Wdrożenie EES nie skutkuje jednak modyfikacją podstawowych obowiązków pracodawców wynikających z regulacji krajowych. W dalszym ciągu wymagane jest dokonywanie weryfikacji dokumentów uprawniających cudzoziemca do pobytu oraz przechowywanie ich kopii. Istotną zmianą o charakterze praktycznym jest natomiast eliminacja pieczątek w paszporcie, co powoduje brak możliwości bezpośredniego ustalenia daty wjazdu na podstawie dokumentu podróży. Należy przy tym podkreślić, że pracodawcy nie posiadają dostępu do systemu EES, ani nie są uprawnieni do samodzielnej weryfikacji danych w systemach granicznych czy obliczania okresu dopuszczalnego pobytu.

Cudzoziemiec zatem staje się podstawowym źródłem informacji o swoim statusie pobytowym. W praktyce implikuje to konieczność pozyskiwania od pracownika danych pochodzących z EES (np. w formie wydruku lub odwzorowania cyfrowego), a także – w razie potrzeby – dodatkowych dowodów dokumentujących przebieg podróży, takich jak bilety czy karty pokładowe. Uzupełniającą funkcję może pełnić pisemne oświadczenie cudzoziemca dotyczące daty wjazdu oraz aktualnego statusu pobytu. Dopiero łączna analiza wskazanych elementów umożliwia dokonanie rzetelnej oceny legalności pobytu.

Z perspektywy cudzoziemca wdrożenie systemu EES oznacza zwiększenie przejrzystości sytuacji prawnej, przy jednoczesnym wzroście zakresu indywidualnej odpowiedzialności. Na cudzoziemcu spoczywa obowiązek monitorowania długości pobytu oraz przekazywania stosownych informacji pracodawcy. Zaniechanie tych działań lub brak kontroli nad limitem pobytu może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym utraty możliwości legalnego przebywania lub wykonywania pracy.

Podsumowując, system EES nie wprowadza nowych obowiązków formalnych po stronie pracodawców, lecz modyfikuje sposób ich realizacji. Rezygnacja z fizycznych potwierdzeń przekroczenia granicy implikuje konieczność oparcia procesu weryfikacji na danych elektronicznych oraz dokumentacji dostarczanej przez cudzoziemca. Kluczowe znaczenie zyskuje zatem dochowanie należytej staranności zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę, w zakresie przekazywania, weryfikacji oraz archiwizacji informacji dotyczących statusu pobytowego.