E-mail marketing bez zgód klientów

Czy można wysyłać oferty na skrzynki służbowe potencjalnych kontrahentów, pomimo tego, że Ci o taką ofertę nigdy nie prosili? Odpowiedzialność za niezgodne z prawem wysyłanie informacji handlowych. 

Wraz z rozwojem usług świadczonych online bardzo popularną drogą docierania do klientów stało się wysyłanie informacji handlowych za pomocą wiadomości e-mail. W związku powyższym coraz więcej klientów pyta, czy mogą wysyłać oferty na skrzynki służbowe potencjalnych kontrahentów, pomimo tego, że Ci o taką ofertę nigdy nie prosili? 

Wysyłanie ofert o treści marketingowej uregulowane jest w trzech aktach prawnych: 

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dalej „Rozporządzenie o ochronie danych osobowych”;
2. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną; 
3. Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r Prawo telekomunikacyjne. 

W niniejszym artykule przyjmuję, że oferty wysyłane są jedynie na adresy mailowe publiczne tj. znajdujące się w KRS-ie, CIDG, na stronach internetowych, udostępnione w celu nawiązywania kontaktów biznesowych, podejmowania współprac. 

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

W Rozporządzeniu o ochronie danych osobowych nie znajdziemy przepisu, który wprost odpowiadałby na wyżej zadane pytanie. 

Podstawą prawną, w oparciu o którą istnieje możliwość wysyłania wiadomości na adresy publicznie dostępne jest art. 6 ust 1 lit f Rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Potwierdza to również motyw 47 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym „Za działanie wykonywane w prawnie uzasadnionym interesie można uznać przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego”.

Ponadto, istotne jest aby pierwsza wiadomość wysłana na publiczny adres e-mail, nie była ofertą, a jedynie zaproszeniem do kontaktu. Tym samym w sytuacji braku odpowiedzi na maila, braku zainteresowania, nie mamy prawa wysłać informacji handlowej. 

Ze względu na to, że to podmiot inicjujący kontakt jest administratorem danych,  wysyłając pierwszą wiadomość do potencjalnego klienta należy pamiętać o obowiązku informacyjny, w którym powinno się wskazać:

1. kto jest administratorem danych oraz kontakt do administratora;
2. jeśli został wyznaczony Inspektor Danych Osobowych to kontakt do Inspektora; 
3. cele przetwarzania, do których mają posłużyć dane osobowe, oraz podstawę prawną przetwarzania; 
4. kategorie odnośnych danych osobowych;
5.  informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
6. Informację dotyczącą przekazywania danych do Państw Trzecich. 

Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną „Zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej”. 

Tym samym wyżej wskazany zapis nie ma zastosowania do komunikacji biznesowej występującej pomiędzy przedsiębiorcami. Powyższe potwierdza  art. 13 ust. 1 i 5 dyrektywy  2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 lipca 2002 r. dotyczącą przetwarzania danych osobowych i ochrony prywatności w sektorze łączności elektronicznej. 

W tym miejscu pojawia się pytanie czy przedsiębiorcy pozostają całkowicie bez ochrony jeśli chodzi o otrzymywanie tzw. niezamówionych ofert (spamu)? 

Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r Prawo telekomunikacyjne

Odpowiedni poziom ochrony podmiotów innych niż osoby fizyczne gwarantuje art. 172 PrTelekom zgodnie z którym: „Zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego lub przesyłania niezamówionej informacji handlowej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na zgodę”. 

Samo umieszczenie adresu e-mail np. na stronie internetowej, w CIDG, na profilu na Linkedinie nie należy traktować jako wyrażenie zgody na wysyłanie informacji handlowych. Z art. 174 powyżej wskazanej ustawy jasno wynika, że zgoda powinna być wyrażona zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych: „zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, których dane dotyczą, na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych i która ma na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia. Zgoda powinna dotyczyć wszystkich czynności przetwarzania dokonywanych w tym samym celu lub w tych samych celach. Jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie te cele. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, ma wyrazić zgodę w odpowiedzi na elektroniczne zapytanie, zapytanie takie musi być jasne, zwięzłe i nie zakłócać niepotrzebnie korzystania z usługi, której dotyczy.

Tym samym zgoda nie może być domniemana, dorozumiana. Zgoda musi być świadoma, konkretna, jednoznaczna i dobrowolna. Dodatkowo, osoba, która zgodę wyraziła musi mieć prawo nieskomplikowanego jej wycofania w każdym czasie i bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych opłat. 

Podsumowując, można wysyłać wiadomości e-mail na adresy umieszczone na stronach internetowych, rejestrach przedsiębiorców itp. pod warunkiem, że:

1. Zweryfikujemy, czy dany adres e-mail nie jest adresem prywatnym oraz został udostępniony w celu nawiązywania relacji biznesowych, 
2. Pierwsza wiadomość skierowana do potencjalnego klienta nie będzie zawierała treści sprzedażowych, a jedynie będzie zapytaniem o możliwość podjęcia kontaktu marketingowego (taka wiadomość może zawierać informację o profilu działalności podmiotu wysyłającego wiadomość e-mail)
3. Pierwsza wiadomość skierowana do potencjalnego klienta będzie zawierała obowiązek informacyjny, 
4. Oferta (informacja handlowa) zostanie wysłana po uzyskaniu  świadomej, konkretnej, dobrowolnej i jednoznacznej zgody na kontakt marketingowy. 

Odpowiedzialność za wysyłanie informacji handlowych bez uzyskania wymaganej zgody

Osoba, która wysyła informacje handlowe bez wymaganej zgody naraża się m.in. na odpowiedzialność karną. Czyn taki zagrożony jest karą grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności. 

Dodatkowo, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, oraz prawo telekomunikacyjne przewidują za taki czyn karę finansową. 

Mając na uwadze powyższe przed wysłaniem informacji handlowej bez uzyskania wymaganej zgody zawsze warto się zastanowić czy więcej jesteśmy w stanie stracić czy zyskać pozyskując niezgodnie z prawem potencjalnego klienta.